では、残業せずに仕事をうまく終わらせるにはどうすればよいでしょうか?

その答えは、準備と計画を立てる「段取り」の能力にあります。

伊庭正康氏の著書『会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン』は、効果的な仕事管理の秘訣について深い視点を与えています。著者は、ダンドリという概念について、「仕事を確実に期限内に完了させ、予期せぬ状況に左右されないために、詳細に計画を立てる能力」と紹介しています。

この本を通じて、著者は時間と仕事を科学的に管理するための実践的な秘訣を次のように紹介しています。

１．優先順位をつけて仕事を整理する：すぐに手をつけるのではなく、まず仕事の重要度を考えて整理する。

２．心を解放する：頭の中を「やるべきこと」でいっぱいにせず、重要なことに集中する。

３．仕事の要求を定期的に確認する：関係者と頻繁に連絡を取り、やり直しを防ぐために正しい方向で進んでいることを確認する。

４．他人の意見を聞く：最初から自分一人で100点を目指さず、関係者の意見を参考にすることで、より良い結果が得られる。

５．突発的な仕事のための時間を確保する：予期せぬ仕事に対処するために、常に余裕の時間を確保する。

６．主な仕事、副次的な仕事、無駄な仕事を区別する：優先すべき仕事を理解し、時間の無駄を避ける。

７．計画を紙に書き出す：頭の中で考えるだけでなく、計画を紙に書き出して仕事をコントロールしやすくする。

８．翌日の計画を立てる：遅くとも前夜に翌日の計画を立て、翌朝それを確認して効率よく仕事を整理する。

９．仕事の終了時間を設定する：終了時間を明確にし、それを守ることで、仕事のスピードと集中力が向上する。

10．テンプレートや既存の資料を活用する：テンプレートや既存の様式を使用して、仕事を効率的に短時間で行う。

この本は、単なる仕事管理の教材ではなく、自己成長を目指し、プロフェッショナルな働き方と効果的な時間管理をしたい人にとってのガイドラインでもあります。明確なプレゼンテーションと実践的な指示を提供しており、プレッシャーの多い環境で働く人にとって必須の一冊です。ぜひ、ベトナム人スタップと一緒に読んでみてください。

文／ブイ・リン

名古屋工業大学大学院卒業後、 (株)パロマに入社。生産ラインの改善、 生産ラインの立ち上げ ・ 管理、 品質管理等のさまざまな業務を経験し、 2021年9月、 ベトナムに帰国。 ベトナム製製品の品質向上を目指し、 中小製造業企業向けの 「日本式品質保証システム構築」 コンサルタントとして活動している。