Toyota Production System (TPS) và khái niệm “Kaizen” ngày nay không chỉ được biết đến rộng rãi trong ngành sản xuất mà còn lan sang cả lĩnh vực dịch vụ và công nghệ thông tin trên toàn thế giới. Tuy nhiên, trong khi nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở các “sự kiện Kaizen” mang tính ngắn hạn, thì vì sao Toyota lại có thể duy trì năng lực cạnh tranh vượt trội suốt hàng chục năm?
Câu trả lời được cô đọng trong cuốn sách “Toyota Kaizen Methods: Six Steps to Improvement”, đồng tác giả bởi Isao Kato và Art Smalley. Đây không phải là một cuốn sách lý thuyết đơn thuần, mà là một sổ tay thực hành đã hệ thống hóa năng lực hướng dẫn kaizen được Toyota bồi đắp qua nhiều năm trong nội bộ.
Điểm nổi bật nhất của cuốn sách là việc không coi kaizen là sự phụ thuộc vào cảm hứng hay trực giác, mà phân tách Kaizen thành 6 bước khoa học, giúp bất kỳ ai cũng có thể thực hành được.
- Khám phá tiềm năng cải thiện (Discover Improvement Potential)
Bắt đầu từ việc xác định khoảng cách giữa tiêu chuẩn và hiện trạng. Cuốn sách tái định nghĩa “vấn đề” chính là sự chênh lệch giữa trạng thái lý tưởng và thực tế hiện tại.
- Phân tích những phương pháp hiện hành (Analyze Current Methods)
Thông qua các công cụ như Time Study (quan sát – đo thời gian) và phiếu tiêu chuẩn công việc, người thực hiện phải quan sát triệt để hiện trường (Gemba). Tác giả nhấn mạnh rằng cải tiến không dựa trên dữ liệu chỉ là suy đoán chủ quan.
- Sáng tạo ý tưởng mới (Generate Original Ideas)
Sử dụng phân tích “5 Whys – Tại sao, tại sao” để tiếp cận nguyên nhân gốc rễ, thay vì chỉ xử lý hiện tượng bề mặt. Điều quan trọng ở bước này là tư duy theo nhóm, cùng nhau chia sẻ trí tuệ thay vì suy nghĩ đơn lẻ.
- Phát triển kế hoạch áp dụng (Develop an Implementation Plan)
Làm rõ các yếu tố cần thiết để hiện thực hóa ý tưởng như nguồn lực, tiến độ và phân công trách nhiệm.
- Thực hiện kế hoạch (Implement the Plan)
Tiến hành thử nghiệm trực tiếp tại hiện trường. Theo phong cách Toyota, không theo đuổi sự hoàn hảo ngay từ đầu, mà đề cao tinh thần “làm thử – thử nghiệm” (prototype & trial).
- Đánh giá (Evaluate the New Method)
Thu thập dữ liệu sau cải tiến để xác minh mức độ đạt được mục tiêu. Chỉ khi hiệu quả được chứng minh, phương pháp mới mới được công nhận là “tiêu chuẩn mới”.
"Trong năm 2026, khi chuyển đổi số (DX) đang tăng tốc mạnh mẽ, việc thu thập dữ liệu tại hiện trường dần được thay thế bởi các cảm biến và AI. Tuy nhiên, những quy trình tư duy cốt lõi như 'nên thu thập dữ liệu nào', 'định nghĩa sự bất thường ra sao' hay 'làm thế nào để tối ưu hóa quy trình lấy con người làm trung tâm' là những thứ mà AI không thể thay thế được.
'Khả năng quan sát' và 'tư duy phân tích' được trình bày trong cuốn sách này chính là hệ điều hành (nền tảng) mạnh mẽ để vận dụng hiệu quả các công cụ kỹ thuật số. Bởi lẽ, nếu không cải tiến (đơn giản hóa) quy trình trước khi tiến hành tự động hóa, bạn sẽ chỉ đang 'tự động hóa sự lãng phí' mà thôi."
Cuốn sách đặc biệt phù hợp với:
- Các nhà quản lý, lãnh đạo muốn nâng cao mạnh mẽ năng suất tại hiện trường
- Những tổ chức đang rơi vào tình trạng Kaizen hình thức, thiếu chiều sâu
- Những ai muốn hiểu bản chất sức mạnh của Toyota thông qua phương pháp, chứ không chỉ lý thuyết
Đối với những đối tượng này, đây thực sự là một cuốn “kinh thánh” về Kaizen. Thay vì học thuộc 100 lý thuyết, hãy thực hành một Time Study trong cuốn sách này ngay tại hiện trường. Đó chính là bước đầu tiên để tiến tới Kaizen đích thực.
