Việc quyết định phương án sử dụng vốn như thế nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: giai đoạn kinh doanh, loại hình doanh nghiệp, tính cách, kinh nghiệm của Chủ doanh nghiệp hay giám đốc tài chính… Trong đó, mỗi doanh nghiệp sẽ cần lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính để nắm rõ nhu cầu vốn lưu động, hay cần phân tích cụ thể các chỉ tiêu tài chính đã thực hiện trong kỳ trước… từ đó hiểu rõ xu hướng và mức độ tăng trưởng trên thị trường, sự biến động của nền kinh tế và các yếu tố khác có thể tác động tới thị trường, tới lĩnh vực mà doanh nghiệp mình đang hoạt động… Dựa trên những thông tin này,  doanh nghiệp sẽ biết được mình cần bao nhiêu vốn lưu động để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ tiếp theo, từ đó cân đối giữa khả năng tài chính hiện tại của doanh nghiệp với các khoản vốn huy động bên ngoài, xác định được thời điểm cần thêm vốn, xây dựng được kế hoạch sử dụng vốn hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí, tránh tình trạng thừa vốn hoặc rủi ro thiếu vốn làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động bán hàng… Việc lập kế hoạch tài chính sẽ cần tính đến các phương án dự phòng khác nhau để khi triển khai thực tế, dù gặp bất cứ trường hợp nào, doanh nghiệp cũng có giải pháp để giải quyết nhanh chóng, giúp vấn đề tài chính luôn nằm trong tầm kiểm soát.

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay có sử dụng vốn vay ngân hàng (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn). Ứng với lĩnh vực hoạt động, tỷ lệ vốn vay ngân hàng sẽ khác nhau ở mỗi doanh nghiệp. Trong đó, doanh nghiệp thương mại sử dụng ít tài sản, vì vậy thường sử dụng vốn vay ngắn hạn và trung hạn, còn doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, bất động sản, do phải đầu tư nhiều vào nhà xưởng, thiết bị sản xuất, công trình xây dựng (việc xây dựng thường kéo dài từ 1 đến 3 năm, thậm chí lâu hơn)… thì sẽ có tỷ trọng vốn vay trung hạn và dài hạn lớn hơn. Vốn vay ngắn hạn thực chất là nguồn vốn bổ sung thêm cho hoạt động kinh doanh và thường nằm trong vốn lưu động (được luân chuyển cho chu kỳ vòng quay kinh doanh) để đảm bảo chu kỳ sản xuất, nhập hàng, bán hàng, thanh toán các khoản công nợ ngắn hạn. Các doanh nghiệp thương mại có quy mô doanh thu lớn thường sẽ đăng ký hạn mức 1 năm với ngân hàng thay vì làm từng khoản vay cụ thể (do sử dụng luân chuyển vốn liên tục theo từng tháng bán hàng và nhập hàng). Ngân hàng phê duyệt hạn mức tổng thể cả năm nên doanh nghiệp sẽ được cấp vốn nhanh chóng vào bất cứ thời điểm nào trong năm. Các doanh nghiệp cần mở rộng quy mô sản xuất hoặc làm các dự án cần tổng vốn đầu tư lớn sẽ thường vay vốn trung hạn hoặc dài hạn. Một số dự án được ân hạn trả nợ gốc nên doanh nghiệp có thể tận dụng thời gian ân hạn để hoàn thành dự án đúng tiến độ. 

Doanh nghiệp muốn vay được ngân hàng đều cần đáp ứng một số điều kiện tối thiểu như: Có phương án kinh doanh rõ ràng, trình bày được phương án sử dụng hiệu quả nguồn vốn vay; chứng minh được mình có đủ năng lực triển khai dự án (bằng hồ sơ năng lực về các kinh nghiệm thực tế của doanh nghiệp, khả năng thanh khoản tốt (trong nhiều năm công ty luôn thanh toán lãi và gốc cho ngân hàng đúng hạn, có uy tín bán hàng trên thị trường, tạo ra doanh thu đều đặn)).

Doanh nghiệp có thể liên kết, liên doanh với các đơn vị khác để tối ưu hóa nguồn vốn triển khai dự án khi không đủ khả năng tài chính, hoặc chiếm dụng vốn từ việc lên kế hoạch chi trả công nợ cho người bán, chính sách bán hàng để người mua ứng trước tiền, các khoản phải trả nhưng được chậm trả… Việc chiếm dụng vốn này làm giảm chi phí tài chính cho doanh nghiệp và làm cho dòng chảy về tiền lưu thông tốt hơn trong ngắn hạn, nếu vận dụng tốt các chính sách này sẽ mang lại lợi nhuận cho công ty, dư vốn trong ngắn hạn, có thể đem cho vay tài chính để có thu nhập hoạt động tài chính. Hình thức này thường được áp dụng trong lĩnh vực phân phối – bán lẻ hàng tiêu dùng.

Cuối mỗi tháng trong kỳ kinh doanh, doanh nghiệp cần phải so sánh với kế hoạch tài chính đã lập cho kỳ đó, để kịp thời điều chỉnh khi có vấn đề phát sinh, có giải pháp sử dụng vốn hợp lý. Tại thời điểm đối chiếu này, nếu doanh nghiệp thừa vốn, có thể tận dụng nguồn vốn dư thừa để tăng khả năng sinh lời của vốn. Đồng thời, doanh nghiệp cần liên tục quản lý và kiểm soát các khoản công nợ phải thu, cố gắng thu đúng thời gian để đảm bảo không bị chiếm dụng vốn. Doanh nghiệp cần xây dựng chương trình bán hàng và chính sách nợ một cách hợp lý cả về thời gian nợ cũng như hạn mức công nợ, phạt khi chậm nợ… để khuyến khích bán hàng, đảm bảo thu nợ đều đặn để luân chuyển tốt dòng tiền trong kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp có hàng hóa, việc quản lý hàng tồn kho cũng như hoạt động đặt hàng để tối ưu việc luân chuyển vòng quay bán hàng cũng là bài toán cần được hoạch định rõ. Kiểm soát tốt hàng tồn kho sẽ giúp giảm đọng vốn tại hàng tồn kho, từ đó giúp giảm chi phí tài chính, chi phí lưu kho bãi, chi phí bảo quản hàng hóa, giảm thiểu rủi ro hàng hỏng, hàng cận date… Sản lượng hàng tồn kho cần được điều chỉnh linh hoạt theo biến động bán hàng ra thị trường. Khi thị trường có hiện tượng giảm tiêu thụ, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhận, có kế hoạch thúc đẩy bán hàng còn tồn lâu để thu hồi vốn, tránh trường hợp để hàng hóa tồn đọng nhiều và hết hạn bán hàng, dẫn đến phải hủy hàng gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Đối với việc phát triển và mở rộng thị trường, doanh nghiệp sẽ nghiên cứu kênh bán hàng phù hợp (xác định đối tượng khách hàng mục tiêu, đặc điểm của khách hàng đó, các kênh kết nối với khách hàng...) để tăng tỷ lệ đơn hàng thành công, đồng thời liên tục cải tiến, đầu tư vào hoạt động nghiên cứu – phát triển để tối ưu hóa chất lượng hàng hóa, dịch vụ và trải nghiệm khách hàng… Bộ phận kinh doanh sẽ cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận sản xuất, nhập hàng… để xây dựng được phương án hợp lý cho hoạt động này (cần xác định, bán hàng không chỉ là việc của bộ phận kinh doanh).

Một việc mà doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa quan tâm nhiều là phòng ngừa rủi ro, bảo hiểm tài chính cho doanh nghiệp như mua bảo hiểm cho hàng hóa tồn kho đề phòng cháy nổ, lập dự phòng tài chính về giảm giá hàng tồn kho, dự phòng công nợ phải thu khó đòi, hoặc một số trích lập quỹ khác đảm bảo an toàn tài chính cho công ty dù có vấn đề gì xảy ra.

Có thể nói một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng phá sản hoặc rơi vào nợ nần của doanh nghiệp chính là do các quyết định điều tiết dùng vốn không hiệu quả. Vì vậy, người điều hành doanh nghiệp cũng như bộ phận tài chính, kế toán cần hiểu rõ về đặc điểm nguồn vốn, có kỹ năng xây dựng kế hoạch sử dụng vốn hiệu quả. Lãnh đạo không nên phó thác hoàn toàn việc quản lý dòng tiền cho bộ phận kế toán, ngược lại bộ phận kế toán cũng cần xác định, mình có trách nhiệm quản trị tài chính, tư vấn phương án sử dụng vốn cho ban giám đốc, chứ không chỉ đơn thuần là ghi nhận dòng tiền ra – vào, xử lý hóa đơn, chứng từ…./.

Ký giả: Nguyễn Phương Hoa (MBFC Financial Consultant Company Limited）